Actualizar documentación e histórico

Es habitual que, con la revisión ya hecha, la empresa aporte una versión corregida de la memoria, un Anexo II nuevo o unas fichas que faltaban. Las pestañas Actualizar documentación e Histórico de actualizaciones del Piloto Automático sirven para incorporar esos cambios sin repetir todo el procesado: localizan qué documentos han cambiado, reprocesan solo lo que depende de ellos y dejan constancia de qué cambió en el expediente.

Información

Incorpora versiones nuevas de la documentación a un proyecto ya procesado y registra qué cambia en datos, verificaciones y no conformidades.

Detección de cambios

Archivos modificados, versiones nuevas, documentos que faltaban y archivos desaparecidos

Plan de actualización

Qué se reprocesa, en qué orden y qué parte de la evaluación técnica queda afectada

Reprocesado parcial

Solo se repiten las secciones y verificaciones que dependen del documento cambiado

Histórico

Resumen de cada actualización: documentos, datos, verificaciones y no conformidades

Actualizar documentación

Cuándo usarla

Úsala cuando el proyecto ya se ha procesado con el Piloto Automático y en la carpeta hay documentación nueva o corregida. Al abrir el Piloto Automático de un proyecto ya procesado, la pantalla se abre directamente en esta pestaña.

Nada se comprueba de forma automática al abrir el proyecto: la búsqueda se lanza cuando tú lo pides con el botón Buscar cambios. Para localizar versiones nuevas se usan los mismos buscadores que en la Verificación Previa.

Si el proyecto todavía no se ha procesado, la pestaña muestra el aviso Aún no se ha procesado ningún documento y el botón Ir a Verificación Previa: en ese caso hay que empezar por la Verificación Previa y lanzar el piloto como de costumbre.

Documentos que se comprueban

Se comprueban los mismos documentos que procesa la revisión documental, siempre que apliquen al proyecto:

Documento	Cuándo se comprueba
Memoria Técnica	Siempre.
Memoria de Ejecución	Opcional: si estaba cargada, o si aparece en la carpeta.
Informe Anterior	Solo en proyectos de seguimiento.
Anexo II	Siempre (salvo en Experto 4D).
Formulario SW	Solo si en Información el campo Formulario Complementario SW está en Se aporta.
Fichas de Personal (2.1), Colaboradoras (2.2), Otros Gastos (2.5) y Material Fungible (2.4)	Cuando el Anexo II declara esa partida (con el mismo criterio que la verificación de cada ficha). Si aún no hay Anexo II procesado, se buscan igualmente.

Los resultados se agrupan en Documentos del proyecto y Fichas justificativas. Cada documento indica si es obligatorio u opcional, qué archivo se procesó, cuándo (procesado el ...) y el resultado de la comprobación.

Formulario SW

El Formulario SW ya no es obligatorio. Cuando el expediente tiene No se aporta, el formulario no se busca, no aparece en la lista y no entra en el plan de actualización; tampoco se repiten las verificaciones del Anexo SW cuando cambian la memoria o el Anexo II.

Si cambias el campo a Se aporta en un expediente ya procesado, la siguiente búsqueda incluirá el formulario y, si está en la carpeta, lo ofrecerá como documento nuevo para procesarlo.

Cómo se detectan los cambios

Cada vez que el piloto termina una sección, Exprt.io registra la versión exacta de los archivos que ha procesado (una huella de su contenido). Al buscar cambios, cada documento se comprueba de dos formas:

1. Comparación con lo procesado: si el archivo sigue en su sitio, se comprueba si su contenido ha cambiado desde que se procesó. Esta comparación es exacta y no usa IA.
2. Búsqueda de una versión más reciente del mismo documento: el mismo nombre con una versión o revisión mayor (por ejemplo v3 en lugar de v2) o el mismo archivo en una carpeta de versión superior (por ejemplo V3 en lugar de V2). Nunca se propone un documento distinto aunque sea del mismo tipo, ni uno de otro año o anualidad.

Para los documentos que no se llegaron a cargar (porque faltaban o porque son opcionales), se busca si ahora están en la carpeta. En proyectos de seguimiento se descartan los documentos de anualidades anteriores, salvo el Informe Anterior.

Resultados de la búsqueda

Por defecto solo se muestran los documentos con alguna novedad. Si no hay ninguna, verás el mensaje La documentación procesada coincide con la carpeta del proyecto. La casilla Mostrar documentos sin cambios despliega el resto.

Resultado	Qué significa	¿Se marca para reprocesar?
Archivo modificado el ...	Es el mismo archivo, pero su contenido ha cambiado desde que se procesó.	Sí
Se ha localizado otro archivo, posible versión nueva: ...	Hay una versión más reciente del mismo documento.	Sí
Documento disponible sin procesar: ...	Un documento que faltaba (o un opcional que no había) ya está en la carpeta.	Sí
El archivo procesado ya no está en la carpeta	Se ha borrado, movido o renombrado.	No (puedes marcarlo)
Misma versión en otra carpeta (...): sin cambios de contenido	Copia idéntica del archivo procesado en otra carpeta, por ejemplo la misma memoria copiada de V1 a V3. No se reprocesa: a partir de ahora se sigue desde la ruta nueva.	No
Sin registro de versión: a partir de ahora se vigila la versión actual	Documento procesado antes de que existiera el registro de versiones. Se toma su versión actual como referencia para las próximas búsquedas.	No (puedes marcarlo)
Reprocesada desde otro cooperante: ...	Solo en cooperación: la memoria, que es común a todos, se ha reprocesado desde otro cooperante.	Sí
Sin procesar: no se ha encontrado en la carpeta del proyecto	Documento obligatorio que sigue sin estar en la carpeta.	No
No disponible (opcional)	Documento opcional que no está en la carpeta.	No
Sin cambios	La versión procesada sigue siendo la vigente.	No (visible con Mostrar documentos sin cambios)

Cada documento reprocesable tiene su casilla Reprocesar. Los cambios detectados vienen marcados, pero puedes desmarcarlos o marcar otros, incluido un documento sin cambios que quieras volver a procesar.

Proyectos en cooperación

La comprobación se hace para el cooperante seleccionado en la barra superior, cuyo nombre y carpeta aparecen en el recuadro Cooperante a comprobar.

La memoria técnica es común a todos los cooperantes y se comprueba desde el primero. Desde los demás aparece como No se puede comprobar desde este cooperante, salvo que otro cooperante la haya reprocesado: entonces aparece como Reprocesada desde otro cooperante, y al reprocesar no se vuelve a cargar la memoria, solo se repiten las verificaciones de este cooperante que dependen de ella.

El plan de actualización

Con algún documento marcado aparece el Plan de actualización, plegado y con un resumen de una línea (por ejemplo 3 pasos en la revisión documental · evaluación técnica: secciones afectadas pendientes de regenerar). Al desplegarlo se ve el detalle.

Revisión documental (en este orden). Los pasos que dará el piloto, en el orden en que recorre las secciones:

• Se cargará y procesará la nueva versión (...) o Se cargará y procesará el documento nuevo (...): la sección del documento se vuelve a procesar entera con el archivo indicado.
• Se volverá a cargar y procesar: el mismo archivo, con su contenido nuevo.
• Se repetirán N verificaciones que dependen de la memoria (o del Anexo II): en las secciones que dependen del documento solo se repiten las verificaciones que lo leen. Si ninguna depende de él, la sección no aparece en el plan.

Si alguna ficha no está cargada, no aparece como paso sino como una nota: el piloto comprobará si, con los datos nuevos, la ficha aplica y la buscará en la carpeta como de costumbre.

Evaluación técnica. Si el proyecto ya tiene secciones de la evaluación técnica generadas y el cambio les afecta, aparece la casilla Dejar pendientes de regenerar las secciones de la evaluación técnica afectadas (marcada por defecto) con la lista de secciones. Las secciones que todavía no se han generado no aparecen, porque no hay nada que actualizar. Si desmarcas la casilla, la evaluación técnica se deja tal cual y solo se reprocesa la revisión documental.

Qué depende de cada documento

Documento cambiado	Revisión documental	Evaluación técnica (pendiente de regenerar)
Memoria Técnica o Memoria de Ejecución	Se reprocesa Contenido de la memoria. Se repiten las verificaciones que dependen de la memoria en las fichas y, si se aporta el formulario, en el Anexo SW.	Objetivos y Alcance, Resumen de Ejecución, Desviaciones, Novedades, Estado del Arte, Funcionalidades, Actividades, Presupuesto Anualidades, Estado de Ejecución, Otras Consideraciones, Conclusiones, Confirmación Conocimientos y Evaluación 4D.
Informe Anterior	Igual que la memoria y, además, se repiten las verificaciones del Anexo II y se vuelve a intentar extraer su previsión, que sale del informe anterior.	Las mismas que la memoria.
Anexo II	Se reprocesa el Anexo II. Se repiten las verificaciones que dependen del Anexo II en las fichas y, si se aporta el formulario, en el Anexo SW.	Desviaciones, Personal, Colaboradoras, Otros Gastos y Material Fungible.
Formulario SW (solo si se aporta)	Se reprocesa el Anexo SW.	Actividades: se rehace la vinculación de fases y las evidencias por actividad (Se rehará la vinculación de fases y las evidencias por actividad).
Fichas (personal, colaboradoras, otros gastos o fungible)	Se reprocesa la sección de la ficha.	La sección de gastos correspondiente (Personal, Colaboradoras, Otros Gastos o Material Fungible).

Al reprocesar, la sección del documento cambiado se procesa de nuevo entera. En las secciones que dependen de él, en cambio, solo pasan a pendiente las verificaciones que leen ese documento: los datos ya extraídos, las verificaciones que aprobaste a mano y las no conformidades se conservan.

Resumen de Verificación

El Resumen de Verificación no forma parte del plan: refleja la primera revisión y no se regenera con la actualización. Si quieres que recoja los cambios, regenera a mano los bloques afectados.

Lanzar la actualización

1. Pulsa Buscar cambios (cuando ya hay resultados, el botón pasa a ser Volver a buscar cambios).
2. Revisa los documentos detectados y ajusta las casillas Reprocesar.
3. Despliega el Plan de actualización si quieres ver el detalle y decide si dejas pendiente la evaluación técnica afectada.
4. Pulsa Reprocesar (N), donde N es el número de documentos marcados, y confirma con Reprocesar ahora en la ventana Reprocesar la documentación.

El piloto arranca directamente y la pantalla pasa a la pestaña Generación de Informe, donde puedes seguir su avance. Solo recorre las secciones afectadas y carga exactamente el archivo confirmado en la búsqueda, sin volver a buscarlo. Mantén la ventana del navegador abierta mientras se ejecuta.

Al terminar no se genera el informe de revisión documental: la pantalla se abre en el Histórico de actualizaciones con el resumen de la actualización recién terminada ya desplegado.

WARNING

No se puede buscar cambios ni reprocesar mientras el piloto automático está en ejecución.

Si la actualización se interrumpe

Si la actualización se detiene antes de terminar (porque paras el piloto o recargas la página), la pestaña muestra el aviso La última actualización no terminó con el botón Continuar actualización, que retoma las secciones pendientes con los archivos confirmados en la búsqueda. Mientras el piloto sigue en marcha, el aviso es Hay una actualización en curso.

El resumen de cambios se guarda en el histórico cuando terminan todas las secciones afectadas. Si antes de eso vuelves a buscar cambios y reprocesas otro documento, ambas actualizaciones se resumen juntas, comparando con la situación anterior a la primera.

La evaluación técnica afectada

Las secciones de la evaluación técnica marcadas como pendientes no se regeneran en el momento: conservan su texto actual y se regeneran cuando lanzas el Piloto Automático de la evaluación técnica. Hasta entonces:

• En la pestaña Generación de Informe de la evaluación técnica aparecen con la etiqueta desactualizada y cuentan como pendientes.
• La Verificación Previa de la evaluación técnica muestra el aviso Secciones desactualizadas con su lista. Es un aviso, no impide lanzar el piloto.

Histórico de actualizaciones

La pestaña Histórico de actualizaciones recoge qué se actualizó, cuándo y qué cambió en datos, verificaciones y no conformidades. Cada actualización terminada desde Actualizar documentación añade una entrada, la más reciente arriba. Si todavía no hay ninguna, verás el aviso Todavía no hay actualizaciones registradas.

En proyectos en cooperación, el histórico es el del cooperante seleccionado.

Procesado inicial

Al final de la lista aparece siempre el Procesado inicial: la versión de cada documento con la que se hizo la primera revisión documental y la fecha en que se procesó. En documentos procesados antes de que existiera el registro de versiones se indica fecha no registrada.

Cada actualización

La cabecera de cada entrada muestra la fecha y hora en que terminó, cuántas secciones tuvieron cambios (N sección(es) con cambios · M sin cambios, o sin cambios apreciables) y el Motivo: los documentos que la provocaron y por qué (modificado, versión nueva, documento nuevo, no encontrado, reprocesado desde otro cooperante o reprocesado a petición). Pulsa la cabecera para desplegarla o plegarla.

Dentro, la información se organiza en bloques:

Documentos actualizados. Para cada documento, el archivo anterior y el nuevo, con una etiqueta que indica el motivo: nueva versión, contenido modificado o documento nuevo. Si el archivo es el mismo con contenido nuevo, solo aparece una vez.

Incidencias. El número de verificaciones en aviso o error antes y después de la actualización, en las secciones reprocesadas, y tres indicadores:

Indicador	Qué cuenta
resueltas	Verificaciones que tenían aviso o error y ahora pasan, o que desaparecen con los datos nuevos.
nuevas	Verificaciones que pasan a tener aviso o error, o que aparecen ya con él.
NC candidatas a cierre	No conformidades abiertas cuya verificación ahora pasa o ya no existe.

Al pulsar un indicador, el detalle se filtra a esas líneas. Ver todo quita el filtro.

Secciones con cambios. Cada sección reprocesada con cambios muestra cuántos cambios tiene, cuántas verificaciones se reejecutaron y cuántas cambian de estado, y sus líneas agrupadas en:

• Datos: elementos añadidos, eliminados o modificados, con el campo que cambia y su valor antes y ahora.
• Verificaciones: verificaciones que cambian de estado, con su estado antes y ahora (correcta, aprobada, informativa, aviso o error). El icono y el color indican cómo queda cada una tras la actualización.
• No conformidades: no conformidades abiertas afectadas por el cambio, como candidata a cerrar o sigue abierta, con menor gravedad (cuando su verificación pasa de error a aviso).

Las secciones reprocesadas sin cambios se ocultan; la casilla Mostrar secciones sin cambios las añade al final de cada entrada. Si ninguna sección cambió, la entrada lo indica: Se reprocesaron las secciones afectadas y no hay cambios apreciables en datos, verificaciones ni no conformidades.

Qué datos se comparan

El resumen compara datos concretos, nunca la redacción: que un texto generado se escriba de otra manera no es un cambio del expediente.

Sección	Datos que se comparan
Contenido de la memoria	Secciones de la memoria (si cambia su contenido), actividades y sus fechas, funcionalidades, periodos de ejecución y de evaluación.
Anexo II	Presupuesto por concepto y anualidad; personal (titulación, horas y coste); colaboradoras (NIF, tipo y coste); otros gastos y fungible (coste); documentos justificativos (concepto, importe y fecha).
Anexo SW	Fases: coste total y por partida, y figuras citadas como evidencia.
Fichas de Personal	Perfiles: puesto, titulación, experiencia, horas y coste.
Fichas de Colaboradoras	Coste y convenio.
Otros Gastos y Material Fungible	Conceptos y su coste.

TIP

Las no conformidades no se cierran solas: candidata a cierre es una sugerencia para que la revises. Ten en cuenta que las verificaciones que usan IA pueden variar ligeramente entre ejecuciones aunque los datos no cambien, así que conviene comprobar el detalle antes de cerrarla desde No Conformidades.